Die Abgabenbehörde muss vorerst den Primärschuldner (die Gesellschaft selbst), weiters die verbleibenden Gesamtschuldner (etwa bei einer GmbH & Co KG die mithaftende Komplementärgesellschaft) und schlussendlich die sonstige Haftende (etwa bei Haftungsübernahme Dritter in Zahlungsvereinbarungen) in Anspruch nehmen. Wenn die Abgabenschuld uneinbringlich ist, greift die Vertreterhaftung und wird die Zahlungspflicht des Geschäftsführers der GmbH bescheidmäßig festgestellt und allenfalls zwangsvollstreckt. Dies setzt jedoch voraus, dass die Zwangsvollstreckung in das gesamte Vermögen (beweglich sowie unbeweglich) des Schuldners oder der Mitverpflichteten erfolglos war oder nicht mehr möglich ist. Praktisch relevant ist die Insolvenz der Gesellschaft, da hier der Ausfall der Abgabenbehörde feststeht, aber auch eine Zwangsvollstreckung rechtlich nicht mehr möglich ist. Die Vertreterhaftung setzt eine schuldhafte Verletzung von abgabenrechtlichen Pflichten voraus. Leichte Fahrlässigkeit genügt. Neben den alltäglichen Pflichten – etwa die zeitgerechte Einreichung von Abgabenerklärungen – sind in der Praxis insolvenzrechtliche Pflichten relevant. Ab dem Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung (ohne positive Fortbestehensprognose) muss der Geschäftsführer einen Insolvenzantrag stellen. Erfolgt die Antragstellung nicht (unmittelbar), so haftet er, wenn er nicht alle Gläubiger gleich behandelt. So ist ein regelmäßiger Haftungsfall, dass der Geschäftsführer der insolventen Gesellschaft noch die Nettolöhne ausbezahlt, die Lohnsteuer der Arbeitnehmer nicht mehr abgeführt werden kann.